Working remotely – Wie Homeoffice Unternehmen vor den Corona-Folgen retten kann

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Homeoffice – Was früher noch von einigen Arbeitgebern vernachlässigt wurde, könnte nun viele Betriebe vor der Schließung bewahren. Aufgrund des neuartigen Coronavirus, der wachsenden Ansteckungsgefahr und einer drohenden Ausgangssperre halten immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu an, die Arbeit in den eigenen vier Wänden zu verrichten. Dies könnte für viele Betriebe der einzige Weg sein, den Lockdown zu überstehen.

Die Zahl der Corona-Infizierten steigt täglich sprunghaft an. Das hat nicht nur Auswirkungen auf Großveranstaltungen, sondern auch auf betriebliche Abläufe. Eine einzige infizierte Person im Unternehmen könnte ausreichen, um sämtliche Arbeitsprozesse lahmzulegen, da somit alle Mitarbeiter, welche mit der infizierten Person Kontakt hatten, potenzielle Träger des Virus sind. Für die Reduzierung des Ansteckungsrisikos sowie für die Vermeidung größerer Ausfälle könnte Heimarbeit bald die einzige Lösung sein, denn nur durch strikte Kontaktvermeidung kann eine Übertragung des Covid-19-Erregers verhindert werden. Damit Arbeitnehmer auch unter Quarantäne ihren Aufgaben nachgehen können, empfiehlt es sich, als Arbeitgeber rechtzeitig über die Möglichkeiten mobiler Arbeit nachzudenken. So kann der betriebliche Kollaps auch im Ernstfall vermieden werden.

Deutschland zögert noch

Anders als in vielen anderen Ländern wird Heimarbeit in Deutschland nur von wenigen Arbeitgebern angeboten, denn Präsenz wird hier großgeschrieben. Es wird angenommen, physische Anwesenheit sei notwendig, um nicht den Anschein zu erwecken, man würde sich vor der Arbeit drücken. In den letzten Wochen wurde das Thema Heimarbeit jedoch aufgrund des Coronavirus vermehrt diskutiert. Die Krise könnte dazu führen, dass sich Heimarbeit nun auch in Deutschland etabliert; sie könnte sogar für viele Unternehmen lebensnotwendig werden. Gründe für das bisherige Zögern vieler Arbeitgeber sind die fehlende Kontrolle über die zu Hause arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die erschwerte Kommunikation. Vertrauliche Unterlagen werden in Haushalten mit mehreren Bewohnern nicht immer als solche behandelt, und auch die Produktivität der Angestellten könnte unter der mobilen Arbeit leiden, da Ablenkungen zu Hause viel präsenter sind als im Büro. Verglichen mit einer drohenden Schließung werden diese Aspekte aber zunehmend nebensächlich. Für entsprechende Vorkehrungen wird vielen Unternehmen aufgrund der rasanten Ausbreitung von Covid-19 nun die Zeit fehlen.

Unter normalen Umständen dürfen Arbeitgeber ihr Personal nicht einfach so nach Hause schicken, sondern sind an rechtliche und organisatorische Auflagen gebunden. Ist beispielsweise im Vertrag das Büro als Arbeitsort festgelegt, bedarf es der Zustimmung des Arbeitnehmers zur Heimarbeit. Da einige europäische Länder jedoch mittlerweile Ausgangssperren erlassen haben, sind viele Unternehmen nun gezwungen, ihre Tätigkeiten innerhalb weniger Tage ins Homeoffice zu verlegen. Denn es ist nicht ausgeschlossen, dass auch Deutschland sich zu einer solchen Ausgangssperre entschließen wird. Viel Zeit für Umstellungen bleibt also nicht. Dennoch sollte man, wenn möglich, einige technisch und rechtlich relevante Dinge beachten. Um den Datenschutz auch zu Hause zu gewährleisten, sollten geschäftliche Aufgaben möglichst nicht an Privatrechnern erledigt werden, sondern über Firmengeräte. Da private Netzwerke in den eigenen vier Wänden häufig unsicher sind, sollte die Datenübertragung zudem auf verschlüsselten Wegen erfolgen. Festplatten sollten ebenfalls durch besondere Verschlüsselung vor Diebstahl und Datenmissbrauch geschützt werden. Es muss sichergestellt werden, dass Familienmitglieder keinerlei Zugang zu Firmengeräten haben, und diese sollten nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Unternehmen, welche diese Anforderungen bereits umgesetzt und technische Umstellungen gemeistert haben, können nun aufgrund von vorheriger Auseinandersetzung mit dem Thema Heimarbeit deutlich besser auf das Virus reagieren als Unternehmen, die bisher immer auf Präsenz am Arbeitsplatz gesetzt haben. Heimarbeit bringt einige neue Herausforderungen mit sich und verlangt beispielsweise ein höheres Maß an Kommunikation als Präsenzarbeit, weshalb auch hier Regeln und Strukturen etabliert werden sollten. Die Nutzung möglichst weniger Kommunikationskanäle sorgt für geringere Verwirrungen, und durch möglichst viel nonverbale Verständigung, beispielsweise durch Videokonferenzen, können Missverständnisse im Mailverkehr vermieden werden.

Schwierig, aber notwendig

Generell muss jedes Unternehmen individuell abklären, wie der Übergang zur Heimarbeit möglichst schnell und einfach realisiert werden kann. Die Vorteile in Krisenzeiten sind immens: Die Ansteckungsgefahr wird minimiert, ohne dass der Betrieb schließen muss und es zu personalen Ausfällen kommt. Sollten alle Mitarbeiter aufgrund von Covid-19 unerwartet und mit sofortiger Wirkung zu Hause bleiben müssen, sind Unternehmen mit der Möglichkeit zum Homeoffice also gut gerüstet. Mit Hilfe entsprechender Vorkehrungen sollten aber auch Unternehmen, die mobiles Arbeiten bisher noch nicht in Erwägung gezogen haben, den Umstieg wagen, um optimal gewappnet zu sein.

Sollte die Krise sich weiter verschärfen, wird Heimarbeit zu einer Notwendigkeit werden, welche über die Existenz von Unternehmen entscheiden könnte. Derzeit gibt es zwar aufgrund von Corona keinen Anspruch auf Heimarbeit; Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen also aus Angst vor dem Virus nicht einfach dem Arbeitsplatz fernbleiben. Allerdings fordert der Bundesverband der Verbraucherzentrale derzeit ein Recht auf Homeoffice, um das Infektionsrisiko in Betrieben zu reduzieren

Homeoffice bei pressrelations

Bereits lange vor der Corona-Pandemie sind wir dazu übergegangen, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Laptops auszustatten, welche im Büro an eine Docking-Station angeschlossen und mit einem großen Computerbildschirm verbunden werden. Da die Laptops jeden Abend mit nach Hause genommen werden, ist Heimarbeit bei uns jederzeit möglich und auch erwünscht. Alle wichtigen Prozesse laufen bei uns digital und lassen sich auch von zu Hause aus managen, und durch ein zentrales Kommunikationstool sowie Meetings per Videoanruf verläuft die Kommunikation bei uns einwandfrei. Wir nutzen VPN, um jederzeit und von überall auf den zentralen Unternehmensserver zugreifen zu können. Befinden sich Mitglieder eines Teams an verschiedenen Unternehmensstandorten, so können diese den ganzen Tag lang über Bildschirme an den Wänden zugeschaltet werden. Auch im Homeoffice legen wir viel Wert auf Datenschutz und IT-Sicherheit, weshalb unsere Experten dem Personal mit Rat und Tat zur Seite stehen und einen vorschriftsmäßigen Umgang mit internen Daten sicherstellen. Als erprobtes Unternehmen in Sachen Heimarbeit setzen wir zudem passende Tools ein, um jegliche Situationen auch außerhalb des Büros handhaben zu können.

Ein schwieriges Thema in dieser Zeit ist die Frage nach der Kinderbetreuung. Sämtliche Schulen und Kitas sind seit dieser Woche in Deutschland geschlossen, viele Familien müssen sich gerade neu erfinden. Wenn Freunde und Nachbarn auch noch wegbrechen, stehen viele Eltern erst recht vor der großen Herausforderung, Kinderbetreuung und Arbeit unter einen Hut zu bringen. Bei pressrelations tauschen sich Mitarbeiter mit Kindern in einer internen Messenger-Gruppe zum Thema Kinderbetreuung und Homeoffice aus, geben sich Tipps und besprechen ihre teils sehr einfallsreichen Lösungen mit den Kolleginnen und Kollegen. So arbeiten beispielsweise viele mit ihren Partnern in abwechselnden Schichtsystemen oder wechseln sich mit einer anderen eng vertrauten Familie sowie mit einzelnen Verwandten ab. Unsere höchste Priorität ist es, gesund zu bleiben und unsere Leistung weiterhin wie gewohnt zu erbringen. Wir bei pressrelations sind uns sicher, dass sich die Krise mit Zusammenhalt und viel Einfallsreichtum gut überstehen lässt.

Mit unserem Homeoffice-Angebot möchten wir den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von pressrelations jederzeit maximale Flexibilität ermöglichen, denn wir setzen auf Vertrauen statt Kontrolle. Eigenverantwortliches Arbeiten in eingespielten Teams mit viel Gestaltungsspielraum war für uns schon lange vor Corona Alltag. Wir tauschen uns aus, sind eng vernetzt und stehen einander mit Rat und Tat zu Seite. Heimarbeit hat auch abseits der Krise zahlreiche Vorteile: Bei ersten Anzeichen einer leichten Erkältung können unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich im Homeoffice erholen, ohne ihre Symptome durch den Gang ins Büro zu verschlimmern oder womöglich Kolleginnen und Kollegen anzustecken. Bei uns herrscht kein Zwang zur Präsenzarbeit. Und wenn die Handwerker sich mal wieder zwischen 8 und 16 Uhr ankündigen, ist das bei pressrelations ebenfalls kein Problem. Bei uns müssen Urlaubstage nicht für Gas und Wasser geopfert werden. Auch wenn sich die aktuelle Gesundheitslage drastisch verschlimmern sollte, sind wir betrieblich bereits optimal gegen das Coronavirus gerüstet, ohne zunächst komplizierte Umstellungsprozesse meistern zu müssen.

Und auch wenn diese Zeit für alle Berufstätigen schwierig wird: Vielleicht können wir uns trösten bei dem Gedanken, dass bereits vielerorts ein großer sozialer Zusammenhalt erkennbar wird. Freiwillige gehen für ältere und schwächere Menschen einkaufen, Fremde bieten an, die Kinderbetreuung unbezahlt zu übernehmen und die Eltern zu entlasten. Bekannte Musiker streamen private Konzerte aus ihren Wohnzimmern heraus, Sporteinrichtungen stellen ihre Kurse online zur Verfügung und Streaming-Portale bieten ihre Dienste gratis an. Und auch die Umwelt erholt sich: Der Himmel über China war noch nie so klar wie jetzt. Vielleicht führt auch die Arbeit im Homeoffice zu der Erkenntnis, dass es nicht notwendig ist, für jedes Meeting an einem anderen Ort einen Flug zu buchen. Nun haben wir die einmalige Chance, unser Leben nachhaltig zu entschleunigen.

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