Digitale Events – Eine innovative Herausforderung

Kontaktbeschränkungen, Mindestabstand, Hygieneregeln – keine idealen Voraussetzungen für Veranstaltungen jeglicher Art. Um Messen, Konferenzen oder Fortbildungsevents dennoch durchführen zu können, bietet es sich an, digitale Lösungen zu erarbeiten und das Event in den virtuellen Raum zu verlegen. Denn digitale Events sind nicht nur umweltfreundlicher und kostengünstiger, sondern bieten auch die Möglichkeit, eine viel größere Zielgruppe zu erreichen. Dennoch gibt es einige Faktoren, welche die Organisation eines Online-Events von der Planung analoger Veranstaltungen unterscheiden und die daher im Voraus besonders beachtet werden sollten.

Aufgrund des aktuellen Verbots von Großveranstaltungen sind viele Unternehmen gezwungen, sich für Meetings, Messen und weitere Events digitale Alternativen zu überlegen. Doch der Organisationsaufwand virtueller Events sollte nicht unterschätzt werden: Statt sich über Location, Bestuhlung oder Catering Gedanken zu machen, sorgt man sich nun um Serverkapazitäten, die richtige Streaming-Software und die Bedienung neuer digitaler Tools – für Veranstaltende wie Teilnehmende eine große Herausforderung. Kein Wunder also, dass einige Unternehmen noch immer zögern, diesen Schritt zu gehen. Doch mit etwas Geduld, detaillierter Planung und viel Experimentierfreude können digitale Events ein voller Erfolg werden.

Herausforderung, aber kein Hexenwerk

Eine Online-Veranstaltung stellt in jeglicher Hinsicht eine administrative Herausforderung dar, und gerade bei Großveranstaltungen sollten alle Zeitpläne mehrfach durchgegangen werden, um an den Veranstaltungstagen einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Der wichtigste Faktor hierbei: Die Technik. Am Anfang steht die Entscheidung für den passenden Streaming-Anbieter. Hierbei müssen die Veranstalter vor allem den Andrang abschätzen können, um eine ausreichende Serverkapazität sicherzustellen. Auch sollte ein Ausfall der virtuellen Plattform um jeden Preis vermieden werden. Mit dem richtigen Anbieter und direkten Kommunikationswegen können jedoch die meisten Anforderungen und Wünsche umgesetzt werden.

Analoge Veranstaltungen lassen sich nicht ohne weiteres in den virtuellen Raum übertragen: Gewisse Bereiche fallen weg, andere kommen hinzu, in denen dem klassischen Eventmanagement mitunter das nötige Know-How fehlen könnte. Liegt bei analogen Events normalerweise eine räumliche Trennung verschiedener Programmpunkte vor, müssen diese nun in virtuelle Räume gegliedert werden. Messestände können in einer virtuellen Messehalle dargestellt werden, und auch separate Räume für Gespräche und Diskussionen sollten in das digitale Konzept inkludiert werden. Um den Teilnehmenden die nötige Orientierung zu verschaffen, empfiehlt es sich, alle Programmpunkte, Time Slots und Gesprächsrunden übersichtlich in einem Programmheft aufzulisten und gleichzeitig eine Anleitung zur Nutzung der verwendeten Tools anzufügen. So können Unklarheiten und Nachfragen während des Events vermieden werden und es bleibt mehr Raum für fachliche Diskussionen.

Spannende Agenda

Über einen Bildschirm die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu wecken und auch zu halten, ist um einiges schwieriger als bei einer analogen Veranstaltung, denn das rein visuelle Erlebnis am Laptop ist nicht mit dem Rundum-Eindruck analoger Veranstaltungen vergleichbar. Zu Hause drohen viele Ablenkungen, seien es die Kinder, das Handy, die Nachbarn oder der Paketbote. Um die Teilnehmenden bei der Stange zu halten, ist es daher wichtig, das Programm so vielseitig und abwechslungsreich wie möglich zu gestalten. Zudem sollte die Veranstaltung verschiedene Formate und Tools kombinieren und nicht etwa nur Vorträge beinhalten. Dem Publikum muss ein Mehrwert geboten werden, der sich unter anderem durch interaktive Elemente wie Diskussionsrunden oder sogar digitale Whiteboards realisieren lässt. Nicht zuletzt darf auch – trotz der Bildschirm-Barriere – eine gewisse Menschlichkeit nicht verloren gehen, die man sich von einem analogen Event wünschen würde. Zu viele oder überflüssige Features kreieren schnell einen digitalen Dschungel, in dem sich niemand mehr zurechtfindet. Zu viel Gamification ist also zu vermeiden, denn im Mittelpunkt der Veranstaltung sollte das Gemeinschaftsgefühl stehen.

Neue Wege gehen

Die Verlagerung von Großveranstaltungen in den virtuellen Raum ist nicht nur eine Notwendigkeit, sondern auch eine Chance: Events mit bisher begrenzten Kapazitäten können ihre Zielgruppen nun massiv ausweiten und Interessierte anlocken, welche die Veranstaltung unter normalen Umständen vielleicht nicht besucht hätten. Wichtig ist hier eine sinnvolle Marketingstrategie, die sich auf Online-Marketing fokussiert und auf dem rein digitalen Weg überzeugen kann. Zudem werden Erfolge im Nachgang viel besser erkennbar: Anhand von Klickzahlen, virtuellem Feedback und Log-Ins lassen sich nahezu exakte Teilnehmerzahlen bestimmen und beliebte Themen identifizieren. Die digitale Resonanz lässt sich hier also viel einfacher analysieren als jene analoger Events.

Unendlich viele Möglichkeiten

Viele bereits realisierte Großevents haben gezeigt: Von einfachen Stream-Einbettungen über komplexe Klick-Menus bis hin zu animierten Messehallen mit detailgetreuen Ständen ist alles machbar. Interaktive Elemente lassen sich ebenso integrieren wie Live-Übertragungen. Zudem können Inhalte archiviert werden und sind somit auch über den Veranstaltungszeitraum hinaus abrufbar; die Teilnehmenden können sich also weiterhin austauschen und virtuell vernetzen. 

Messen mit Abstands- und Hygieneregeln bedeuten Stress für Veranstalter wie Besucher und sind mit großer Verantwortung verbunden, die niemand tragen möchte. Digitale Veranstaltungen minimieren nicht nur Risiken, sondern machen die Durchführung von großen Events in der momentanen Lage überhaupt erst möglich. Natürlich erfordert die Planung eine gewisse Experimentierfreude, doch in der momentanen Lage ist das allgemeine Verständnis groß, wenn etwas mal nicht auf Anhieb funktioniert. Wichtig ist nur, den Schritt in die Digitalität zu wagen, denn es bleiben keine Alternativen.

In einer repräsentativen Umfrage des Meinungsforschungsunternehmens Civey im Auftrag von pressrelations sind zwar 74,4% der befragten Messebesucher der Meinung, dass bei einem Online-Event die Nachteile gegenüber analogen Messen überwiegen. Dies zeigt aber immerhin, dass reale Erlebnisse, trotz der unendlichen digitalen Möglichkeiten, der Technik noch immer vorgezogen werden. Nichts ersetzt menschliche Begegnung, aber dank der Technik sind Veranstaltungen und Interaktionen in diesen Zeiten noch immer möglich, wenn auch nur im virtuellen Raum. Weitere Informationen zu den Erfolgsfaktoren von digitalen Events finden Sie auch in unserer Analyse für das prmagazin.