4 Fakten zu Medienspiegel & Lizenzrecht, die Sie unbedingt kennen sollten

Digitale Medienspiegel haben sich als fester Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation etabliert – ob als PDF, per E-Mail oder über das Intranet. Während ihre Nutzung heute selbstverständlich erscheint, ist die rechtliche Grundlage dafür deutlich komplexer. In Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten jeweils unterschiedliche gesetzliche Vorgaben – etwa in Bezug auf Urheberrecht, Lizenzierung und Nutzungsdauer. Hinzu kommt: Die rechtlichen Rahmenbedingungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. 

In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen zur rechtssicheren Erstellung und Verbreitung von Medienspiegeln im DACH-Raum – praxisnah und kompakt. 

Wann muss ich Artikel für meinen Medienspiegel lizenzieren?

Grundsätzlich gilt sowohl für Print- als auch für Onlinemedien: Artikel aus Magazinen (z. B. PC-Welt, Focus, Manager Magazin), Zeitungen und allen weiteren Publikationen sind urheberrechtlich geschützt. Das bedeutet, dass für die Nutzung und Verbreitung dieser Beiträge grundsätzlich eine Zustimmung der Urheber bzw. der herausgebenden Verlage erforderlich ist. Ohne Lizenzierung dürfen Artikel nicht vollständig oder in wesentlichen Teilen verbreitet oder digital gespeichert werden. 

Auf dieser Grundlage fallen für die Verwendung von Artikeln in digitalen Medienspiegeln immer dann Lizenzgebühren an, wenn diese vollständige Beiträge aus Printmedien beinhalten oder wenn Artikel aus Onlinemedien mit dem gesamten Text (anstelle eines kurzen Snippets mit einem direkten Link auf die Originalquelle oder in Österreich kurze Meldungen mit einfachem Nachrichtencharakter) enthalten sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Printartikel selbst einscannen, Beiträge aus Onlinemedien anhand eigener Screenshots erfassen oder beides direkt über einen Dienstleister beziehen. Und auch wenn Sie den Medienspiegel nur mit wenigen Kollegen teilen oder dieser lediglich ein paar Artikel pro Woche umfasst, fällt Ihr Pressespiegel unter das Lizenzrecht und muss bei den entsprechenden Stellen lizenziert werden. 

Wo und wie kann eine Lizenzierung erfolgen?

Die rechtssichere Nutzung von Presseartikeln in internen Pressespiegeln unterliegt in Deutschland, Österreich und der Schweiz unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen und organisatorischen Zuständigkeiten. Der folgende Überblick zeigt, welche Stellen in den jeweiligen Ländern für die Lizenzierung zuständig sind und welche Rahmenbedingungen gelten. 

Deutschland

Grundsätzlich gibt es in Deutschland zwei Verwertungsgesellschaften, die die Lizenzierung von Beiträgen in Pressespiegeln ermöglichen können: Das ist zum einen die 1958 gegründete Verwertungsgesellschaft VG Wort und zum anderen die 2001 ins Leben gerufene Presse-Monitor-Gesellschaft (PMG). Die PMG vertritt die Interessen von derzeit mehr als 900 Zeitungs- und Zeitschriftenverlagen. Aktuell können rund 4.700 Print- und Onlinemedien, darunter nahezu alle deutschen Tages- und Wochenzeitungen sowie Magazine, einige Fachtitel und diverse Onlinemedien, über die PMG lizenziert werden. 
Die Lizenzierung der Artikel Ihres digitalen Pressespiegels wird daher in den meisten Fällen direkt über PMG erfolgen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie selbst einen Vertrag mit PMG abschließen. Mit dem Standardvertrag dürfen Artikel dann 28 Tage lang für den angemeldeten Leserkreis bereitgestellt werden. Eine Person darf zudem über 12 Monate Zugriff auf die Artikel erhalten. 

Österreich

In Österreich regelt das Urheberrechtsgesetz die Nutzung von Presseartikeln in Medienspiegeln. Der Verband Österreichischer Zeitungen (VÖZ) bietet mit dem Presse-Dokumentations-Nutzungs-System (PDN) seit 2002 eine zentrale Lösung für die rechtssichere Lizenzierung an. Im VÖZ sind rund 100 Verlage mit Tageszeitungen, Magazinen und Websites vertreten. 

Schweiz

Das Schweizer Urheberrechtsgesetz (URG) erlaubt Unternehmen und Organisationen die Nutzung geschützter Werke – wie Presseartikel – im Rahmen interner Medienspiegel. Die Verwertungsgesellschaft ProLitteris verwaltet die entsprechenden Tarife und bietet Unternehmen Lizenzmodelle für Pressespiegel an. 

Wichtig ist dabei: Die Weitergabe von Medienspiegeln darf nur intern erfolgen. Auch wenn ein Medienbeobachtungsdienst beauftragt wird, bleibt die Organisation, die den Auftrag erteilt hat, selbst verantwortlich. Ein Medienspiegel liegt bereits vor, wenn regelmäßig mehrere Beiträge zusammengestellt und mehreren Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden – unabhängig vom Format. Auch das Speichern in internen Datenbanken gilt als Medienspiegelnutzung und ist lizenzpflichtig.

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Die Höhe der Lizenzkosten für Pressespiegel hängt vom jeweiligen Land, der Rechteverwertung und verschiedenen weiteren Faktoren ab. Im Folgenden ein Überblick über die zentralen Kostenfaktoren in Deutschland, Österreich und der Schweiz: 

Deutschland Kostenfaktoren

1. Anzahl der Leser des Pressespiegels:

   • Wenige Empfänger (z. B. bis 10 Personen): geringere Gebühren 

   • Viele Empfänger (z. B. 50 Personen): höhere Gebühren

2. Art der Darstellung:

   • Reine Textdarstellung: günstiger 

   • Mit Bildern, Layout oder Seitenansicht: teurer

3. Archivierungsdauer:

   • Standard: 28 Tage bzw. 12 Monate Zugriff: günstiger

   • Erweiterte Archivierung (mehrere Jahre): teurer 

Beispiel: 
Bei zehn Lesern und einem Archivrecht für ein Jahr betragen die durchschnittlichen Lizenzkosten pro Artikel derzeit etwa 4,25 €. Ab dem 01.07.2025 erhebt die PMG zusätzlich eine Grundgebühr für die Datenbanknutzung. 

Österreich Kostenfaktoren

1. Anzahl der Empfänger:

   • Lizenzen werden auf Basis der Reichweite (z. B. 10, 50 oder mehr Empfänger) berechnet. 

2. Archivierungsdauer:

   • Standardlizenz mit eingeschränkter Nutzungsdauer 

   • Erweiterte Archivrechte für 1 Jahr oder 5 Jahre optional buchbar 

Hinweis: 
Die Abwicklung erfolgt zentral über das Presse-Dokumentations-Nutzungs-System (PDN) des VÖZ. pressrelations bietet in Österreich die direkte Lizenzabwicklung in Kooperation mit dem VÖZ an. Konkrete Kosten variieren je nach Umfang und Nutzung, vergleichbar mit dem deutschen Modell. 

Schweiz Kostenfaktoren

1. Anzahl der Mitarbeiter (Vollzeitäquivalente, FTE):

   • Die Vergütung wird anhand der Mitarbeiterzahl des Unternehmens berechnet, das den Medienspiegel erhält.

2. Branche der Organisation: 

   • In Abhängigkeit von der Branche gelten unterschiedliche Tarife. 

Hinweis: 
Die Lizenzkosten werden in der Schweiz jährlich abgerechnet. Archivierungsregeln oder Darstellungstypen (Text vs. Layout) sind in der Kostenstruktur nicht detailliert öffentlich geregelt – bei Bedarf empfiehlt sich eine direkte Klärung mit ProLitteris. 

Unser Medienspiegel enthält auch Beiträge aus internationalen Quellen – sind diese ebenfalls zu lizenzieren?

Inzwischen haben fast alle Länder, die über eine größere Medien- und Presselandschaft verfügen, Gesetze erlassen, mit denen die rechtmäßige Verwertung von Print- und vollständigen Onlineartikeln geregelt sind. Daher müssen in den meisten Fällen auch Beiträge aus internationalen Quellen lizenziert werden. Wie hoch die jeweiligen Lizenzkosten sind, hängt dabei von den länderspezifischen Bestimmungen ab, die sehr unterschiedlich ausfallen. So haben, neben Deutschland, Österreich und der Schweiz insbesondere Großbritannien, Norwegen und Kanada besonders rigide Vorgaben. In anderen Ländern, darunter zum Beispiel viele afrikanische Staaten, befindet sich das Lizenzrecht erst im Aufbau, so dass es oft noch keine einheitlichen Lizenzgebühren gibt.  

Mehr zum internationalen Lizenzrecht erfahren Sie auch in unserem Blogbeitrag zum internationalen Lizenzrecht für Medienspiegel.